Daugiau nei laikrodis: kodėl energijos valdymas yra svarbesnis už laiko valdymą globaliems profesionalams

Dešimtmečius produktyvumo evangelija buvo skelbiama iš vienintelės knygos: laiko valdymo knygos. Buvome mokomi sutalpinti daugiau į kiekvieną valandą, optimizuoti kiekvieną minutę ir užkariauti savo kalendorius. Naudojame sudėtingas programėles, spalvomis koduotus tvarkaraščius ir painius darbų sąrašus, nenumaldomai siekdami efektyvumo. Tačiau daugeliui globalių profesionalų šis siekis atrodo kaip lenktynės, kurių niekada negalime laimėti. Dirbame ilgiau, deriname laiko juostas ir jaučiamės labiau išsekę nei bet kada anksčiau. Rezultatas? Pasaulinė perdegimo epidemija.

Esminis šio požiūrio trūkumas yra tas, kad jis pagrįstas ribotu ištekliumi. Paroje yra tik 24 valandos, nesvarbu, kurioje planetos vietoje esate. Negalite sukurti daugiau laiko. Bet galbūt mes koncentravomės į neteisingą metriką? Galbūt raktas į tvarų aukštą našumą yra ne laikrodžio valdymas, o kažko daug vertingesnio ir atsinaujinančio valdymas? Galbūt paslaptis yra jūsų energijos valdymas?

Šis gidas išnagrinės paradigmų poslinkį nuo laiko valdymo prie energijos valdymo. Mes išardysime senojo modelio apribojimus ir pristatysime holistiškesnį, į žmogų orientuotą požiūrį, kuris įgalins jus dirbti protingiau, o ne tik sunkiau, ir klestėti modernioje, nuolat veikiančioje globalioje darbo aplinkoje.

Tobulo laiko valdymo iliuzija

Laiko valdymas – tai procesas, kurio metu planuojamas ir sąmoningai kontroliuojamas laikas, skiriamas konkrečioms veikloms, siekiant padidinti efektyvumą, našumą ar produktyvumą. Jo įrankiai mums visiems pažįstami: kalendorius, darbų sąrašas, prioritetų nustatymo sistemos, tokios kaip Eizenhauerio matrica (skubu/svarbu), ir metodai, pavyzdžiui, laiko blokavimas.

Šie metodai savaime nėra blogi. Jie suteikia struktūrą ir aiškumą. Tačiau, kai jais pasikliaujama išskirtinai, atsiskleidžia esminiai trūkumai, ypač globaliame kontekste.

Kodėl vien laiko valdymo nepakanka

• Visas valandas vertina vienodai: Laiko valdymas remiasi klaidinga prielaida, kad valanda nuo 9 iki 10 val. ryto yra tokia pat produktyvi kaip valanda nuo 15 iki 16 val. Jis ignoruoja natūralius žmogaus ritmus – mūsų kognityvinių ir fizinių gebėjimų atoslūgius ir potvynius per dieną. Ryte galite būti kūrybingas genijus, o vėlyvą popietę sunkiai spręsti analitines užduotis. Laikrodžiui tai nerūpi, bet jūsų smegenims – tikrai.
• Laikas yra baigtinis ir neelastingas: Jūs negalite sukurti daugiau laiko. Nenumaldomas siekis sutalpinti daugiau į fiksuotą talpą neišvengiamai veda prie aukų, dažnai srityse, kurios yra gyvybiškai svarbios mūsų gerovei: miegas, mankšta, laikas su šeima ir poilsis. Šis deficitinis asmeninio gyvenimo išlaidavimas galiausiai veda prie profesinio bankroto – perdegimo.
• Skatina „užimtumo“ kultūrą: Perpildytas kalendorius dažnai laikomas garbės ženklu. Vertiname save pagal tai, kiek susitikimų dalyvaujame ar kiek užduočių atliekame. Taip dėmesys sutelkiamas į veiklos kiekį, o ne į rezultatų kokybę. Būti užsiėmusiam nereiškia būti efektyviam.
• Globalus darbo ir asmeninio gyvenimo susiliejimas: Profesionalams, dirbantiems skirtinguose žemynuose, laiko valdymas tampa košmaru. 9 val. ryto susitikimas Niujorke yra 18 val. Dubajuje ir 22 val. Singapūre. Bandymas valdyti globalios komandos laiką dažnai reiškia, kad kažkas visada dirba nepatogiu, mažos energijos metu. Šis modelis tiesiog nėra tvarus susietai, asinchroninei darbo jėgai.

Skaudi tiesa yra ta, kad laiko valdymas yra tarsi bandymas sutvarkyti konteinerius laive, nepatikrinus, ar variklyje yra degalų. Galite turėti tobuliausiai sudarytą tvarkaraštį pasaulyje, bet jei neturite energijos jį įgyvendinti, tai tėra tuščias planas.

Energijos valdymo galia: jūsų pagrindinis atsinaujinantis išteklius

Energijos valdymas yra visiškai kitokia filosofija. Tai praktika, kaip strategiškai valdyti ir atnaujinti savo asmeninę energiją, siekiant tvaraus aukšto našumo ir gerovės. Pagrindinis principas, kurį palaiko tokie ekspertai kaip Tony Schwartzas ir Jimas Loehras, yra tas, kad našumas, sveikata ir laimė priklauso nuo sumanaus energijos valdymo.

Skirtingai nei laikas, energija yra atsinaujinantis išteklius. Nors negalite pridėti valandos prie savo dienos, jūs tikrai galite padidinti savo gebėjimą atlikti kokybišką darbą per turimas valandas. Energijos valdymas pripažįsta, kad mes nesame kompiuteriai; esame sudėtingi organizmai, kurie klesti dėl koncentruotų pastangų ir strateginio atsigavimo ciklų. Jis suskirsto mūsų energiją į keturias skirtingas, tačiau tarpusavyje susijusias dimensijas.

Keturios asmeninės energijos dimensijos

1. Fizinė energija: degalai jūsų bake

Tai pati fundamentaliausia dimensija. Fizinė energija yra jūsų grynieji degalai, gaunami iš jūsų sveikatos ir gyvybingumo. Kai jūsų fizinė energija yra žema, beveik neįmanoma gerai pasirodyti bet kurioje kitoje srityje. Tai pamatas, ant kurio viskas statoma.

• Pagrindiniai svertai: Miegas, mityba, hidratacija ir fizinis aktyvumas.
• Problema: Mūsų skubėjimo kultūroje dažnai aukojame miegą dėl ankstyvos pradžios, praleidžiame sveikus pietus dėl susitikimo ir sėdime valandų valandas.
• Sprendimas: Teikite pirmenybę 7–9 valandoms kokybiško miego. Valgykite maistingą maistą, kuris suteikia tvarių degalų, o ne greitą cukraus antplūdį. Visą dieną palaikykite hidrataciją. Svarbiausia, įtraukite judėjimą. Tai nereiškia dviejų valandų treniruotės sporto salėje. Tai gali būti greitas 15 minučių pasivaikščiojimas, tempimo pratimai tarp skambučių arba „Pomodoro“ technikos taikymas (darbas koncentruotais pliūpsniais su trumpomis pertraukomis). Pagalvokite apie tai kaip apie strateginį atsigavimą – net 5 minučių pertrauka gali papildyti jūsų fizines ir protines atsargas.

2. Emocinė energija: jūsų degalų kokybė

Jei fizinė energija yra degalų kiekis, emocinė energija yra jų kokybė. Ji lemia mūsų jausmų prigimtį ir įsitraukimo lygį. Teigiamos emocijos, tokios kaip džiaugsmas, aistra ir dėkingumas, sukuria galingą palankų vėją našumui. Neigiamos emocijos, tokios kaip nusivylimas, pyktis ir nerimas, yra energijos vampyrai, siurbiantys mūsų gebėjimą mąstyti aiškiai ir kūrybiškai.

• Pagrindiniai svertai: Emocinis savęs suvokimas, pozityvus vidinis dialogas, įvertinimas ir ryšys.
• Problema: Didelį stresą keliantis el. laiškas, sudėtingas kolega ar nesėkmė projekte gali valandoms užgrobti mūsų emocinę būseną, nuodydami mūsų produktyvumą.
• Sprendimas: Ugdykite savimonę. Pastebėkite, kada jaučiatės išsekę dėl neigiamų emocijų, ir paklauskite savęs, kodėl. Praktikuokite paprastas technikas, tokias kaip gilus kvėpavimas, kad nuramintumėte savo nervų sistemą. Sąmoningai puoselėkite teigiamas emocijas, išreikšdami dėkingumą komandos nariui, švęsdami mažą pergalę ar bendraudami su kolega asmeniniu lygmeniu. Teigiama emocinė būsena praplečia mūsų perspektyvą ir sustiprina kūrybiškumą, o tai yra neįkainojama sprendžiant problemas globalioje verslo aplinkoje.

3. Protinė energija: jūsų spindulio fokusas

Protinė energija yra jūsų gebėjimas susikaupti, koncentruotis ir mąstyti aiškiai bei kūrybiškai. Šiuolaikinėje žinių ekonomikoje tai dažnai yra labiausiai vertinama energijos forma. Tai gebėjimas, kurį autorius Calas Newportas vadina „giluminiu darbu“ (angl. Deep Work) – gebėjimas susitelkti be išsiblaškymo ties kognityviai sudėtinga užduotimi.

• Pagrindiniai svertai: Susikaupimas, blaškymosi mažinimas, vienos užduoties atlikimas ir strateginis atsiribojimas.
• Problema: Gyvename begalinio blaškymosi amžiuje. Nuolatiniai pranešimai, konteksto keitimas tarp užduočių ir spaudimas reaguoti akimirksniu suskaido mūsų dėmesį ir sunaikina protinę energiją.
• Sprendimas: Būkite negailestingi saugodami savo susikaupimą. Išjunkite nebūtinus pranešimus telefone ir kompiuteryje. Užblokuokite 60–90 minučių laiko atkarpas savo kalendoriuje koncentruotam, vienos užduoties darbui. Atsispirkite daugiafunkcinio darbo mitui; tai iš tikrųjų yra greitas užduočių perjunginėjimas, kuris degina protinę energiją ir didina klaidų skaičių. Lygiai taip pat svarbus yra strateginis atsiribojimas. Kaip raumeniui reikia poilsio, taip ir jūsų smegenims reikia pertraukos informacijai apdoroti ir pasikrauti. Leiskite savo mintims klaidžioti pasivaikščiojimo metu ar atliekant paprastą užduotį.

4. Dvasinė arba tikslo energija: kelionės prasmė

Ši dimensija nebūtinai yra religinė; ji susijusi su tikslu. Tai energija, kylanti iš ryšio su vertybėmis ir misija, kuri yra didesnė už jus pačius. Tai yra „kodėl“, slypintis už jūsų darbo. Kai jūsų užduotys atitinka tai, ką laikote prasmingu, jūs pasitelkiate gilų, atsparų motyvacijos ir atkaklumo šaltinį.

• Pagrindiniai svertai: Derinimas su vertybėmis, prasmės radimas, prisidėjimas prie bendro gėrio ir apmąstymai.
• Problema: Daugelis profesionalų jaučiasi atitrūkę nuo savo darbo tikslo. Jie įstrigę užduočių atlikimo cikle, nesuprasdami jų poveikio, o tai sukelia tuštumos ir neįsitraukimo jausmus.
• Sprendimas: Reguliariai skirkite laiko apmąstyti, kas jums iš tiesų svarbu. Paklauskite savęs: „Kaip ši užduotis susijusi su mano asmeninėmis vertybėmis?“ arba „Kaip šis projektas prisideda prie mūsų komandos misijos?“ Vadovai gali tai skatinti aiškiai komunikuodami įmonės viziją ir parodydami, kaip kiekvieno asmens vaidmuo prisideda prie jos. Kai jus skatina tikslas, esate atsparesni iššūkiams ir turite daugiau vidinės motyvacijos siekti geriausių rezultatų.

Laiko valdymas ir energijos valdymas: tiesioginis palyginimas

Palyginkime šias dvi filosofijas, kad pamatytume, kaip iš esmės jos skiriasi.

Dėmesio centras

• Laiko valdymas: Dėmesys sutelktas į veiklų valdymą per fiksuotą laikotarpį. Klausiama: „Kaip galiu sutalpinti šią užduotį į savo tvarkaraštį?“
• Energijos valdymas: Dėmesys sutelktas į energijos valdymą siekiant atlikti kokybiškas veiklas. Klausiama: „Ar šiuo metu turiu tinkamos energijos šiai užduočiai?“

Pagrindinis vienetas

• Laiko valdymas: Vienetas yra tiesinė, baigtinė valanda ir minutė. Laikrodis yra šeimininkas.
• Energijos valdymas: Vienetas yra ultradianinis ritmas – natūralus koncentruotos energijos ir būtino atsigavimo ciklas (pvz., 90 minučių sprintas, po kurio seka 15 minučių pertrauka). Žmogus yra šeimininkas.

Tikslas

• Laiko valdymas: Padaryti daugiau per trumpesnį laiką. Tikslas – efektyvumas ir kiekybė.
• Energijos valdymas: Tvariai pasiekti aukščiausią našumą. Tikslas – efektyvumas ir kokybė.

Požiūris į sudėtingą užduotį

• Laiko valdymas: Užblokuoti ilgą, nepertraukiamą laiko atkarpą ir stumtis pirmyn, kol bus baigta, neatsižvelgiant į mažėjančią grąžą.
• Energijos valdymas: Suplanuoti užduotį savo didžiausio protinės energijos lango metu. Dirbti koncentruotais sprintais su suplanuotomis atsigavimo pertraukomis, siekiant išlaikyti aukštos kokybės rezultatus.

Globalus aktualumas

• Laiko valdymas: Sunkiai suderinamas su asinchroniniu darbu ir skirtingomis laiko juostomis, dažnai priverčiantis žmones dirbti mažos energijos valandomis dėl sinchronizuoto kalendoriaus.
• Energijos valdymas: Puikiai tinka globaliai, lanksčiai darbo jėgai. Jis įgalina asmenis struktūruoti savo dieną pagal asmeninius energijos pikus, sutelkiant dėmesį į rezultatus, o ne į tai, kada ir kur darbas atliekamas.

Praktinės energijos valdymo įgyvendinimo strategijos

Perėjimas nuo į laiką orientuoto prie į energiją orientuoto mąstymo reikalauja sąmoningų pastangų. Štai veiksmai, kurių galite imtis jau šiandien.

1 žingsnis: atlikite išsamų energijos auditą

Negalite valdyti to, ko nematuojate. Vieną savaitę tapkite savo našumo mokslininku. Stebėkite savo energijos lygį skalėje nuo 1 iki 10 įvairiais dienos momentais (pvz., pabudus, vidury ryto, po pietų, vėlyvą popietę). Svarbiausia, užsirašykite veiklas, sąveikas ir net maisto produktus, kurie sukelia jūsų energijos šuolius ar kritimus.

Paklauskite savęs:

• Kokios veiklos man suteikia energijos? (pvz., idėjų generavimas su kūrybingu kolega, sudėtingos problemos sprendimas, pasivaikščiojimas lauke)
• Kokios veiklos eikvoja mano energiją? (pvz., susitikimai vienas po kito, atsakymas į el. laiškų antplūdį, administracinių užduočių tvarkymas)
• Kada esu labiausiai susikaupęs ir produktyvus? (Tai jūsų didžiausio protinės energijos langas)
• Kokie emociniai dirgikliai veikia mano dieną? (pvz., pagyrimo gavimas prieš neaiškios kritikos gavimą)

Šis auditas suteiks jums asmeninį jūsų energijos kraštovaizdžio planą, atskleisdamas jūsų unikalius modelius ir poreikius.

2 žingsnis: susikurkite savo aukšto našumo ritualus

Valia yra ribotas išteklius. Užuot ja pasikliavę, į savo kasdienę struktūrą įtraukite teigiamus įpročius. Tai vadinama ritualais – labai specifiniai veiksmai, atliekami tiksliu laiku, kurie tampa automatiški.

Ryto ritualai (starto seka)

Tai, kaip pradedate dieną, nustato toną viskam, kas seka. Užuot griebę telefoną ir nardę į el. laiškus, sukurkite 15–30 minučių ritualą, kuris jus energizuotų. Tai galėtų apimti:

• Hidrataciją su stikline vandens.
• Penkias minutes tempimo pratimų ar lengvos mankštos.
• Kelias minutes meditacijos ar sąmoningumo praktikos, kad sukoncentruotumėte protą.
• Svarbiausių 1–3 dienos prioritetų peržiūrą (ne viso darbų sąrašo).
• Maistingus pusryčius, valgomus atokiau nuo darbo stalo.

Darbo dienos ritualai (našumo sprintai)

Struktūruokite savo dieną kaip sprintų seriją, o ne maratoną.

• Suplanuokite savo kognityviai sudėtingiausią darbą savo didžiausio energijos lango metu, nustatytu audito metu. Griežtai saugokite šį laiką.
• Dirbkite koncentruotais 60–90 minučių blokais, po kurių seka 10–15 minučių atsigavimo ritualas. Šis atsigavimas nėra pasirinktinas; jis yra būtinas. Atsitraukite nuo ekrano, pasitempkite, užkąskite sveiko užkandžio ar paklausykite dainos.
• Grupuokite panašias, mažai energijos reikalaujančias užduotis. Pavyzdžiui, atsakykite į el. laiškus dviem ar trimis skirtais laiko tarpais per dieną, o ne kaskart, kai pasirodo pranešimas.

Darbo pabaigos ritualai (nusileidimo seka)

Nuotoliniams ir globaliems darbuotojams riba tarp darbo ir asmeninio gyvenimo yra pavojingai neryški. Darbo pabaigos ritualas sukuria aiškią ribą, leidžiančią jūsų smegenims atsijungti ir pasikrauti. Jis signalizuoja, kad darbo diena baigta.

• Dienos pabaigoje skirkite 10 minučių peržiūrėti, ką nuveikėte.
• Sutvarkykite savo fizinę ir skaitmeninę darbo vietą.
• Sudarykite preliminarų kitos dienos prioritetų planą.
• Žodžiu pasakykite ar fiziškai padarykite ką nors, kas reiškia pabaigą, pavyzdžiui, uždarykite nešiojamąjį kompiuterį ir pasakykite: „Mano darbo diena baigta.“

3 žingsnis: vadovaukite su energiją vertinančiu požiūriu (vadovams ir komandoms)

Individualus energijos valdymas yra galingas, tačiau jis tampa transformuojančiu, kai yra pritaikomas komandos ar organizacijos lygmeniu, ypač globalioje aplinkoje.

• Sutelkite dėmesį į rezultatus, o ne į valandas: Pakeiskite našumo metriką nuo „laiko prie stalo“ į atlikto darbo kokybę ir poveikį. Pasitikėkite savo komanda, kad jie valdys savo energiją, siekdami rezultatų.
• Skatinkite asinchroninę komunikaciją: Naudokite komunikacijos kanalus, tokius kaip el. paštas, projektų valdymo įrankiai ar bendrinami dokumentai, užuot reikalavę greitų atsakymų ar planavę susitikimus kiekvienai diskusijai. Tai gerbia visų susikaupimą ir energijos ciklus skirtingose laiko juostose.
• Pergalvokite susitikimus: Prieš planuodami susitikimą, paklauskite: „Ar tai galėtų būti el. laiškas arba bendrinamas dokumentas?“ Jei susitikimas yra būtinas, turėkite aiškią darbotvarkę, apibrėžtą rezultatą ir griežtą pabaigos laiką. Apsvarstykite galimybę uždrausti susitikimus tam tikromis valandomis, kad apsaugotumėte visų giluminio darbo laiką.
• Rodykite pavyzdį: Būdami vadovu, atvirai kalbėkite apie savo energijos valdymo strategijas. Darykite matomas pertraukas. Išnaudokite savo atostogų laiką. Atsijunkite vakarais. Jūsų veiksmai suteiks jūsų komandai leidimą daryti tą patį, sukuriant tvarios veiklos, o ne perdegimo kultūrą.

Išvada: paverskite savo valandas prasmingomis

Darbo pasaulis pasikeitė. Globalaus bendradarbiavimo, skaitmeninės perkrovos ir nenumaldomo inovacijų poreikio iššūkiai reikalauja naujo požiūrio į produktyvumą. Senasis modelis, tiesiog valdantis laiką, nebepakankamas; tai receptas išsekimui ir vidutinybei.

Aukštų rezultatų ateitis priklauso tiems, kurie išmoksta sumaniai valdyti savo brangiausią išteklių: savo energiją. Suprasdami ir puoselėdami savo fizinę, emocinę, protinę ir dvasinę energiją, jūs peržengiate laikrodžio apribojimus. Nustojate bandyti daryti daugiau ir pradedate sutelkti dėmesį į tai, kad tai, kas svarbu, darytumėte geriau.

Tai nereiškia, kad reikia dirbti mažiau; tai reiškia dirbti protingai ir tikslingai. Tai reiškia kurti tvarią karjerą ir pilnavertį gyvenimą. Taigi, kitą kartą, kai jausitės priblokšti savo darbų sąrašo, ženkite žingsnį atgal. Neklauskite tik: „Kada turėsiu laiko tai padaryti?“ Vietoj to, užduokite sau galingesnį klausimą: „Kaip sutelksiu energiją, kad atlikčiau tai nepriekaištingai?“

Nustokite skaičiuoti valandas. Pradėkite paversti valandas prasmingomis.